Hiểu hơn về giải pháp họp trực tuyến Zoom

Giới thiệu về Zoom Meeting

Với giao diện dễ sử dụng, Zoom là nền tảng kết nối mọi người thông qua video, giọng nói, trò chuyện và chia sẻ nội dung. Ngoài ra, Zoom còn tích hợp nhiều tính năng bao gồm ghi âm đám mây Zoom, dịch thuật thời gian thực và tóm tắt cuộc họp. Bạn có thể sử dụng các cuộc họp Zoom để tương tác với các đối tác kinh doanh, tương tác với bạn bè và gia đình hoặc các cuộc họp quy mô lớn.

Cách tính năng nỗi bật của Zoom:

• Hội nghị truyền hình (Video Conferencing)
• Chia sẻ màn hình (Screen Sharing)
• Phông nền ảo (Virtual Backgrounds).
• Chức năng trò chuyện (Chat Functionality)
• Ghi hình và phát lại (Recording and Playback)
• Thăm dò ý kiến và Hỏi & Đáp (Polls and Q&A)
• Bảng trắng ảo (Whiteboarding)
• Tích hợp hệ thống (Integration)
• Tính năng bảo mật (Security Features)
• Phòng thảo luận nhóm (Breakout Rooms)

Cách bắt đầu sử dụng Zoom

Dành cho máy tính

Bước 1: Để bắt đầu sử dụng Zoom, truy cập trang web chính thức của Zoom: https://zoom.us, sau đó nhấn nút “SIGN UP” (Đăng ký)

Nhấn đăng ký tài khoản Zoom

Bước 2: Có hai cách để tạo tài khoản Zoom:

• Tạo tài khoản mới bằng email cá nhân.
• Hoặc đăng nhập bằng SSO, Google, hoặc Facebook.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng Zoom cho các cuộc họp công việc, nên đăng ký bằng email công ty để dễ quản lý và liên kết hệ thống nội bộ.

Bước 3: Zoom sẽ gửi một email xác nhận đến địa chỉ email bạn đã đăng ký. Nhấn vào liên kết xác nhận để chuyển đến công cụ hỗ trợ đăng ký của Zoom. Tại đây, bạn đăng nhập bằng thông tin tài khoản của mình.

Zoom gửi mã xác nhận trên email

Bước 4: Tải ứng dụng Zoom dành cho máy tính (Zoom Client for Meetings) từ website Zoom để thuận tiện trong việc sử dụng và truy cập cuộc họp nhanh chóng.

Dành cho điện thoại di động

Bước 1: Tải ứng dụng Zoom từ App Store (iOS) hoặc CH Play (Android).

Bước 2: Mở ứng dụng Zoom, sau đó đăng ký hoặc đăng nhập theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình – quy trình gần giống như khi sử dụng trên máy tính.

Cách tạo cuộc họp trên Zoom

Sau đây là hướng dẫn từng bước để tạo cuộc họp Zoom cho người mới bắt đầu trên mọi thiết bị.

Dành cho máy tính

Hướng dẫn bắt đầu cuộc họp trên Zoom

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn

Đăng nhập tài khoản

Bước 2: Di chuột vào liên kết “HOST A MEETING” (Tổ chức cuộc họp), sau đó chọn một trong các tùy chọn sau:

• With Video On (Bật video)
• With Video Off (Tắt video)
• Screen Share Only (Chỉ chia sẻ màn hình)

Bước 3: Trang web sẽ tự động chuyển bạn sang ứng dụng Zoom và bắt đầu cuộc họp. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt cuộc họp hoặc sao chép “Invitation URL” (liên kết mời) để gửi cho người tham dự.

Gửi liên kết lời mời cho người tham dự

Hướng dẫn thêm người tham gia vào cuộc họp trên Zoom

Bước 1: Bắt đầu một cuộc họp mới trên ứng dụng Zoom dành cho máy tính.

Tham gia cuộc họp Zoom

Bước 2: Trong giao diện cuộc họp mới, nhấn vào nút “Invite” (Mời) nằm trên thanh công cụ phía dưới màn hình.

Nhấn nút Invite để mời người tham gia

Bước 3: Tại đây, Zoom sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn:

• “Copy URL” (Sao chép liên kết): Sao chép đường dẫn cuộc họp.
• “Copy Invitation” (Sao chép lời mời): Sao chép toàn bộ nội dung lời mời gồm thời gian, ID, mật khẩu…

Bạn có thể gửi thông tin này cho người tham dự.

Dành cho điện thoại di động

Hướng dẫn bắt đầu cuộc họp trên Zoom

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom trên điện thoại và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Bước 2: Nhấn vào “New Meeting” (Cuộc họp mới) hiển thị trên màn hình.

Bước 3: Tùy chỉnh các cài đặt cuộc họp theo nhu cầu của bạn, chẳng hạn như:

• Tắt video cho người tham dự,
• Sử dụng Personal Meeting ID (Mã họp cá nhân), v.v.

Sau khi thiết lập xong, nhấn vào nút màu xanh “Start a Meeting” (Bắt đầu cuộc họp) để tiến hành.

Hướng dẫn thêm người tham gia vào cuộc họp trên Zoom

Bước 1: Sau khi cuộc họp bắt đầu, nhấn vào biểu tượng “Participant” (Người tham gia) để quản lý và mời thêm người.

Bước 2: Trong cửa sổ người tham gia vừa mở, nhấn vào tùy chọn “Invite” (Mời) ở góc dưới bên trái.

Lúc này, Zoom sẽ hiển thị các lựa chọn chia sẻ thông tin cuộc họp thông qua nhiều nền tảng liên lạc khác nhau như tin nhắn văn bản, email hoặc các ứng dụng nhắn tin có trên điện thoại của bạn.

Cách tham gia cuộc họp Zoom

Sau đây là 2 cách để tham gia cuộc họp Zoom nhanh chóng:

Tham gia bằng liên kết cuộc họp

Nếu bạn có liên kết tham gia cuộc họp, chỉ cần nhấp vào liên kết đó hoặc dán vào trình duyệt web để tham gia ngay vào cuộc họp Zoom.

Tham gia bằng mã cuộc họp (Meeting ID)

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và nhấn vào biểu tượng “Join” (Tham gia).

Nhấn Join để tham gia cuộc họp

Bước 2: Dán Meeting ID (Mã cuộc họp) vào ô được cung cấp, nhập tên hiển thị của bạn khi tham gia, rồi nhấn nút “Join” (Tham gia) để vào phòng họp.

Gán mã ID được cấp để tham gia cuộc họp

Cách lên lịch cuộc họp trên Zoom

Sau đây là hướng dẫn từng bước lên lịch cuộc họp trên Zoom một cách dễ dàng:

Lên lịch một cuộc họp trên Zoom (cho máy tính)

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và nhấp vào nút “Schedule” (Lên lịch)

Chọn Schedule để lên lịch cuộc họp

Bước 2: Nhập các thông tin chi tiết về cuộc họp trong cửa sổ “Schedule Meeting”

Tại đây, bạn có thể:

• Chọn ngày và giờ diễn ra cuộc họp,
• Thiết lập quyền riêng tư và cách truy cập,
• Chọn lịch bạn muốn sử dụng để lưu sự kiện

Bước 3: Sau khi đã thiết lập xong các tùy chọn, nhấn nút “Schedule” (Lên lịch) để hoàn tất.

Tham khảo: Cách thêm Zoom vào Google Calendar

Lên lịch họp trên thiết bị di động (điện thoại/tablet)

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom trên điện thoại.

Bước 2: Tại trang chính “Meet & Chat”, nhấn vào nút “Schedule” (Lên lịch).

Bước 3: Nhập tên cuộc họp, chọn ngày và giờ, rồi nhấn “Done” (Hoàn tất).

Bước 4: Zoom sẽ mở trang khác hoặc chuyển hướng bạn để thêm sự kiện vào lịch bạn đã chọn. Hãy nhập thêm thông tin như tên người tham gia, thiết lập nhắc nhở, rồi nhấn “Done” lần nữa.

Cách ghi lại cuộc họp trên Zoom

Zoom cho phép bạn ghi lại các cuộc họp dễ dàng và lưu chúng vào thiết bị cục bộ hoặc đám mây Zoom. Sau đây là cách ghi lại cuộc họp trên Zoom

Trên máy tính

Bước 1: Bắt đầu một cuộc họp như bình thường.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Zoom, nhấn vào biểu tượng “Record” (Ghi hình).

Nhấn vào Record để ghi hình cuộc họp trên Zoom

Bước 3: Chọn một trong hai tùy chọn:

• “Record on this Computer” (Ghi trên máy tính)
• “Record to the Cloud” (Ghi lên đám mây)

Sau khi bắt đầu ghi, tất cả người tham dự sẽ thấy dòng chữ “Recording” màu đỏ hiển thị ở đầu màn hình.

Bước 4: Nhấn “Pause” (Tạm dừng) hoặc “Stop Recording” (Dừng ghi hình) để tạm ngừng hoặc kết thúc ghi. Ngoài ra, khi bạn kết thúc cuộc họp, Zoom cũng sẽ tự động dừng việc ghi lại.

Bước 5: Sau khi kết thúc cuộc họp, Zoom sẽ chuyển đổi bản ghi thành định dạng MP4 và lưu vào thư mục bạn đã chọn. Bạn có thể dễ dàng truy cập và xem lại các bản ghi bất cứ lúc nào.

Trên thiết bị di động

Trên ứng dụng Zoom di động, bạn chỉ có thể ghi lại cuộc họp trên Zoom Cloud. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Trong khi cuộc họp đang diễn ra, nhấn vào nút “More” (Thêm) trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn tính năng “Record to Cloud” (Ghi lên đám mây) để bắt đầu ghi hình.

Bước 3: Bạn có thể tạm dừng hoặc dừng ghi hình bằng cách quay lại nút “More”.

Bước 4: Sau khi cuộc họp kết thúc, bản ghi sẽ được lưu tại mục “My Recordings” (Bản ghi của tôi). Bạn có thể truy cập phần này bằng cách đăng nhập vào tài khoản Zoom trên trình duyệt web.

Kết luận

Chỉ cần làm theo hướng dẫn trong hướng dẫn Zoom này và bạn sẽ sẵn sàng tạo cuộc họp trên Zoom của riêng mình để thảo luận về các dự án, đánh giá hiệu suất của nhóm và tham gia vào các hoạt động xây dựng nhóm trực tuyến !

Nếu bạn muốn sử dụng Zoom Pro để trải nghiệm các tính năng cao cấp của Zoom, bạn có thể tham khảo trang muazoom.com – Cửa hàng cung cấp Zoom bản quyền, giá rẻ tại Việt Nam. Liên hệ ngay với chúng tôi – Zalo OA để được hỗ trợ.